Gerenciar um imóvel para aluguel por temporada exige organização, planejamento e atenção aos detalhes. Desde acompanhar reservas e cronogramas de limpeza até gerenciar check-ins e feedbacks dos hóspedes, há muitas tarefas envolvidas. Ferramentas como Trello e Notion são verdadeiros aliados nesse processo, ajudando anfitriões a economizar tempo e a manter tudo em ordem.

O que é?

Antes de falar sobre o que é o Trello, precisamos detalhar sobre o método kanban.

O método Kanban é uma abordagem visual de gerenciamento de trabalho que ajuda a organizar tarefas, acompanhar o progresso e melhorar a eficiência. Ele utiliza cartões ou post-its em colunas para representar as etapas de um fluxo de trabalho, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. O objetivo é proporcionar clareza, limitar o número de tarefas em andamento e identificar gargalos no processo.

Originalmente desenvolvido pela Toyota na década de 1940 para otimizar processos de fabricação, o Kanban é amplamente utilizado hoje em diversas áreas, como gestão de projetos, desenvolvimento de software e até tarefas pessoais. Sua principal vantagem é a flexibilidade, permitindo que equipes ou indivíduos adaptem o método às suas necessidades, promovendo maior organização e foco no que é mais importante.

O Trello nada mais é do que uma ferramenta que utiliza o método kanban para organização de tarefas. Sua interface é baseada em quadros, onde as atividades são distribuídas em listas e cartões que podem ser movidos à medida que o trabalho avança. Cada cartão permite incluir detalhes como checklists, anexos e prazos, o que facilita acompanhar as etapas de processos.

Já o Notion é uma plataforma multifuncional que combina funções de notas, tabelas, calendários e bases de dados em um único lugar. Ele permite criar guias completos, documentos e sistemas personalizados para gerenciar informações.

Como utilizar essas ferramentas no dia a dia

O Trello se adapta bem ao gerenciamento de tarefas que seguem um fluxo. Anfitriões podem utilizá-lo para organizar cronogramas de limpeza, criar processos de check-in e acompanhar solicitações de manutenção. Por exemplo, ao criar um quadro com listas como “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”, é possível detalhar cada reserva em cartões individuais com as datas e informações importantes.

O Notion, por sua vez, funciona como uma central de informações. Ele pode ser usado para criar páginas personalizadas, como um guia completo para hóspedes com instruções e recomendações locais, ou tabelas detalhadas para monitorar reservas e receitas. Ambas as ferramentas permitem trabalhar de maneira mais eficiente, evitando esquecimentos ou atrasos.

Vantagens e desvantagens

O Trello é bastante intuitivo e fácil de usar, ideal para quem prefere uma abordagem visual. No entanto, pode ser limitado para processos mais complexos ou para quem busca personalização avançada. Já o Notion oferece uma ampla gama de possibilidades, permitindo organizar informações de forma detalhada, mas sua flexibilidade pode ser um desafio para quem está começando.

Outras opções

Além delas, há outras opções igualmente úteis, como Asana, ClickUp e Evernote, que podem atender diferentes perfis e necessidades.

O Asana é ideal para organizar tarefas de forma colaborativa, com uma interface mais orientada a projetos, e permite definir metas claras e acompanhar prazos com uma abordagem orientada à produtividade. Ele é simples para equipes, mas pode não ser tão eficaz para quem trabalha sozinho

O ClickUp reúne funcionalidades avançadas que combinam o melhor do Trello e do Notion, e oferece modos de visualização flexíveis, como tabelas, quadros e cronogramas, mas exige uma curva de aprendizado maior para explorar todas as suas funcionalidades.

O Evernote, por sua vez, é uma boa opção para quem deseja focar em notas e listas rápidas, com um sistema robusto de pesquisa e armazenamento, e é excelente para capturar ideias e criar lembretes rápidos, mas podem não ser tão robustas para o gerenciamento de tarefas em equipe.

Escolher entre essas opções depende do estilo de trabalho de cada anfitrião.

Dicas para otimizar o uso dessas ferramentas

Ao incorporar essas plataformas na rotina de gestão, anfitriões podem combinar diferentes ferramentas para cobrir todas as áreas de necessidade. Por exemplo, o Trello pode ser usado para acompanhar o andamento de tarefas operacionais, enquanto o Notion ou o Evernote servem como repositório de informações permanentes. Além disso, explorar integrações com outras plataformas, como Google Calendar ou Zapier, pode automatizar processos, como enviar lembretes de prazos ou sincronizar informações entre diferentes sistemas.

É importante criar sistemas simples e fáceis de replicar, como checklists para o preparo do imóvel entre reservas ou templates no Notion para a organização de dados. Outra dica valiosa é compartilhar essas ferramentas com colaboradores, como faxineiros ou co-anfitriões, garantindo que todos estejam alinhados e tenham acesso às informações relevantes.

Trello, Notion, e alternativas como Asana, ClickUp e Evernote são ferramentas indispensáveis para anfitriões que buscam profissionalizar a gestão de imóveis no Airbnb. Cada uma delas traz benefícios específicos, permitindo adaptar sua utilização às diferentes necessidades. A escolha certa depende do estilo de trabalho e das demandas do anfitrião, mas todas têm o potencial de transformar a gestão em algo mais eficiente e organizado. Experimente as opções e descubra qual delas se encaixa melhor no seu dia a dia!